A verdade é que estou sempre a mil, e o meu cérebro ainda mais acelerado. Tenho 30 separadores abertos no computador e o dobro na cabeça — metade a tocar música, a outra metade a lembrar-me de tarefas que já devia ter feito. Sempre fui assim, mas desde que comecei a trabalhar por conta própria, percebi rapidamente que, se não aprendesse a organizar o e-mail, ele acabava por controlar o meu dia.
Entre gerir clientes, responder a colaborações, livrar-me de spam e tentar manter uma imagem profissional, o e-mail tornou-se aquele canto da minha vida que parecia impossível de organizar. Experimentei todos os métodos, sistemas de pastas e até a técnica do “marcar como não lido e ignorar até desaparecer”. Nada resultava — e eu não tinha tempo a perder com métodos complicados.
Mas depois de muitos testes, tropecei em alguns truques simples que mudaram a forma como lido com o e-mail — e, sinceramente, com o stress do trabalho em geral. Desde que os implementei, sinto-me mais produtiva, mais focada e menos ansiosa sempre que abro a caixa de entrada. Agora, passo menos tempo a vasculhar mensagens e mais tempo a concentrar-me nas partes do trabalho que realmente importam.
Se sentes que estás sempre a correr atrás do tempo, vê também estas dicas para aumentares a tua produtividade — são práticas e podem fazer toda a diferença no teu dia a dia.
Se também sentes que o teu e-mail é um buraco negro onde a tua energia desaparece, experimenta estes truques. A tua sanidade mental (e o teu eu futuro) vão agradecer.
Ativa o envio com atraso
Se visses os meus erros de digitação e gralhas, nunca adivinhavas que passo os dias a comunicar com clientes e parceiros. Não é que escreva mal — simplesmente escrevo demasiado depressa, carrego logo em “enviar” e só depois vejo os erros.
Quando descobri a funcionalidade de “anular envio”, senti que tinha descoberto ouro. Dá-te alguns segundos preciosos para recuperar um e-mail depois de o enviares — e isso já me poupou dezenas de “desculpa, queria dizer outra coisa…”.
No Gmail já tens esta opção ativada com um atraso de 5 segundos (podes aumentar até 30 nas definições). No Outlook, vais às definições de “Redigir e Responder” para configurar. É simples e faz uma diferença enorme — especialmente se trabalhas com clientes ou parceiros e queres manter uma imagem impecável.
Como Manter a Produtividade no Trabalho
Organiza projetos ou clientes por cor
Trabalho com várias pessoas ao mesmo tempo, e cada uma tem os seus próprios e-mails, projetos e prazos. É fácil perder o fio à meada. Tentei pastas, etiquetas, apps de gestão… mas nada me ajudou tanto como o bom velho sistema de cores.
Eu uso o Outlook, onde posso categorizar e organizar e-mails, eventos e até contactos por cor. Assim, basta olhar para o calendário ou para a caixa de entrada e sei logo a que projeto se refere, se também usas, podes seguir este tutorial. Se preferes usar Gmail, podes criar etiquetas coloridas que funcionam da mesma forma (embora apenas para e-mails) – sabe tudo aqui.
Mesmo que não sejas fã de cores, vale a pena experimentar — vais agradecer quando conseguires ver tudo de forma visual e rápida.
Cria regras para organizar o e-mail e deixar de ser o caos
Se gostas da ideia de organizar cada e-mail por remetente, assunto ou anexos, mas não tens tempo nem paciência para o fazer manualmente, criar regras é o truque que precisas. Funcionam como um pequeno génio dentro da tua caixa de entrada — a organizar tudo sem precisares de levantar um dedo.
Uso sobretudo estas regras para categorizar e arquivar e-mails por cor de forma automática (já não me apanham a fazer isso à mão!). No Outlook, podes ainda fazer com que certos e-mails apareçam numa cor específica, dependendo do conteúdo ou de quem os enviou — por exemplo, os e-mails da tua chefe aparecem a vermelho, ou os que têm anexos a amarelo. Sabe como fazer isto no Outlook aqui.
Se também recebes centenas de e-mails por semana (ou por dia, em alturas mais caóticas), a melhor forma de manter a sanidade é deixar o e-mail fazer o trabalho por ti. Com regras (ou filtros, no Gmail), podes definir que tipo de e-mails vão para que pasta ou etiqueta, automaticamente.
Isto tem sido uma das minhas formas favoritas de organizar o e-mail, mantendo-o “limpo” e funcional, mesmo em semanas em que mal tenho tempo para respirar.
Usa modelos para poupar tempo (e paciência)
Se és como eu, provavelmente respondes às mesmas perguntas vezes e vezes sem conta — seja sobre serviços, propostas, ou condições de trabalho. E se há coisa que me irrita é estar sempre a escrever a mesma resposta.
A solução? Modelos de e-mail. Escreves uma vez, guardas, e usas sempre que precisares. No Outlook podes usar “blocos de construção”; no Gmail, podes guardar os teus modelos ou simplesmente ter um Google Doc com respostas-tipo. Também gosto de usar notas rápidas no desktop com textos prontos a colar.
É um daqueles truques simples mas eficazes: poupa-te tempo, mantém-te consistente e ajuda-te a responder mais depressa, sem perder qualidade.
Cria uma pasta para “provavelmente spam” e limpa o ruído visual
Não posso prometer que os e-mails de trabalho diminuem, mas posso ajudar-te a reduzir o ruído visual. Criei uma pasta chamada “Provavelmente Spam”, onde vai parar automaticamente tudo o que contenha a palavra “unsubscribe”.
Quase sempre são newsletters, campanhas ou coisas irrelevantes. E como às vezes lá se mete algo útil, não os apago — só os tiro do meu campo de visão. Assim, a caixa de entrada principal fica limpa, e eu consigo focar-me no que realmente importa.
Se o teu e-mail parece um balde cheio de tralha sempre que o abres, experimenta isto — é libertador.
Cria uma pasta “Yay!” para os teus momentos de glória
Este é o truque mais simples e, para mim, o mais valioso. Criei uma pasta chamada “Yay!” (sim, mesmo com esse nome!) onde guardo tudo o que me faz sentir bem: elogios de clientes, mensagens de agradecimento, feedback positivo — tudo.
Sempre que preciso de preparar um portfólio, justificar o meu trabalho a um novo cliente ou até simplesmente lembrar-me do que já conquistei, essa pasta está lá. E, nos dias mais difíceis (sim, aqueles em que só te apetece desistir), dá-me aquele empurrãozinho que preciso.
Se receberes elogios em reuniões ou chamadas, escreve um e-mail a ti mesma com a data e o que foi dito, e guarda-o. Esta pasta é o teu cofre de conquistas — e vais agradecer por a teres criado.
