É certo que o trabalho ocupa grande parte do nosso tempo, por isso, encontrar dicas de produtividade no trabalho que tornem as tarefas diárias mais fáceis e eficientes é, cada vez mais, essencial. Sabemos que cada minuto conta e que a produtividade é chave para alcançar o sucesso profissional e a satisfação pessoal. É aqui que entram as dicas de produtividade no trabalho que vão transformar o teu dia-a-dia, permitindo que te concentres no que realmente importa e alcances os teus objetivos com mais facilidade e alegria.
Sabes aqueles dias em que parece que nada flui e o trabalho simplesmente acumula na tua secretária? Todas nós passamos por isso. Mas agora imagina que te dou algumas dicas de produtividade no trabalho que podem transformar completamente a tua rotina, fazendo com que o teu dia a dia seja muito mais leve e produtivo. Não estou a falar de soluções mágicas, mas sim de pequenos ajustes e mudanças que podem fazer uma grande diferença no teu dia-a-dia.
Estás pronta para descobrir como tornar a tua rotina de trabalho mais fácil e (bem mais) agradável? Então, continua a ler e descobre as nove dicas de produtividade no trabalho que vão revolucionar a tua rotina profissional.
Organiza o Teu Espaço de Trabalho
Começa pelo básico: a tua secretária. Sabes aqueles dias em que parece que o caos se instalou na tua secretária? Papéis acumulados, canetas espalhadas e não encontras nada do que precisas. Imagina agora um espaço limpo, organizado, onde cada coisa tem o seu lugar. Parece um sonho? Mas é perfeitamente possível. Começa por eliminar o que não é necessário. Depois, investe em organizadores de secretária, caixas e pastas.
Cria um sistema que funcione para ti. Por exemplo, podes ter uma gaveta só para documentos importantes e outra para materiais de escritório. Assim, nunca mais vais perder tempo à procura daquela factura que desapareceu na montanha de papéis. Um espaço organizado é sinónimo de uma mente organizada, e vais notar a diferença na tua produtividade e bem-estar.
Prioriza as Tuas Tarefas
Agora pensa nas tuas tarefas. Sei que pode parecer tudo urgente, mas respira fundo e analisa bem. O que realmente precisa ser feito hoje? O que pode esperar até amanhã ou depois? Cria uma lista e organiza por prioridades. Usa cores, se isso te ajudar. Por exemplo, vermelho para urgente, amarelo para importante mas não urgente, e verde para tarefas que podem esperar. Este Planner de 10 Minutos ajudou-me mesmo muito – experimenta e diz-me se também partilhas da minha opinião.
Ao organizares as tuas tarefas com a ajuda do planner de uma folha, vais ter uma visão clara do que precisa ser feito e poderás focar-te no que realmente importa, sem te sentires sobrecarregada e stressada. As dicas de produtividade no trabalho também incluem saber priorizar e organizar as tuas tarefas eficientemente.
Faz Pausas Curtas e Regulares
E não te esqueças de ti. Sei que às vezes parece impossível parar, mas confia em mim, uma pequena pausa pode fazer milagres pela tua produtividade. Já ouviste falar da Técnica Pomodoro? É uma técnica de gestão de tempo que propõe que dividas o teu dia de trabalho em blocos de 25 minutos, chamados pomodoros. Após cada bloco, fazes uma pausa de 5 minutos. E após quatro blocos, fazes uma pausa mais longa de 20 minutos. Esta técnica é uma das dicas de produtividade no trabalho que ajudam a manter o foco e a produtividade, garantindo também que não ficas demasiado tempo sentada, o que é importante para a tua saúde física e mental. A Rita usa esta técnica através deste relógio e eu tenho preferido usá-la no computador, através deste site.
Cubo para gerir o tempo
O temporizador perfeito para gerires o teu tempo por períodos, seguindo o método Pomodoro.
Aprende a Dizer Não
És daquelas pessoas que tem dificuldade em dizer não? Sei que pode ser complicado, especialmente quando queres ajudar todos à tua volta. Mas lembra-te que dizer não é essencial para manteres o equilíbrio e a sanidade no trabalho. Imagina que já tens vários projetos em mãos e um colega pede ajuda com um trabalho adicional. É importante saber avaliar a tua capacidade de trabalho e dizer não quando necessário. Ao fazeres isso, estás a garantir que tens tempo suficiente para te dedicar às tuas responsabilidades e a manter a qualidade do teu trabalho. E não te preocupes, as pessoas vão entender. O mais importante é seres honesta contigo mesma e com os outros sobre o que podes e não podes fazer.
E se sentes mesmo dificuldade em dizer que não seja no trabalho ou na tua vida pessoal, e até já tentaste algumas táticas mas não tem resultado, pode ser importante fazeres um trabalho pessoal de descoberta interior.
Utiliza a Tecnologia a Teu Favor
Por aqui somos fãs de uma organização em papel. Um bom planner onde posso simplesmente despejar todas as minhas tarefas? Não há melhor do que isso! Mas admito que, por vezes, a tecnologia pode ser uma boa aliada na organização e gestão do tempo. Existem inúmeras ferramentas e aplicações disponíveis que te podem ajudar a manter tudo em ordem.
Já experimentaste usar o Trello ou o Asana? Se geres um negócio, pessoas ou trabalhas em equipa é fundamental. São plataformas de gestão de projetos que permitem que organizes as tuas tarefas, atribuas prazos e acompanhes o progresso de tudo. É como ter um assistente pessoal no teu telemóvel ou computador. Além disso, podes sincronizar as informações com a tua equipa, garantindo que todos estão na mesma página e que nada fica esquecido. Investe tempo a explorar estas ferramentas e escolhe as que melhor se adaptam às tuas necessidades.
Elimina as Distrações
Trabalhar com o computador pode ser um desafio, especialmente com tantas distrações à distância de um clique. Já para não falar dos telemóveis… Sabes aquelas notificações constantes de e-mails e redes sociais que não param de aparecer? São verdadeiros ladrões de produtividade. Uma dica preciosa é desligar todas as notificações e dedicar momentos específicos do teu dia para verificar e-mails e redes sociais. Por exemplo, podes fazer isso no início da manhã, após o almoço e no final do dia. Vais notar uma grande diferença na tua concentração e produtividade ao eliminar estas distrações. Nem sempre é fácil, mas tenta – acredita que vais ver resultados.
Poupa Tempo com a Organização de Emails
Num mundo inundado de comunicações digitais, o email continua a ser uma ferramenta essencial de trabalho. Mas, vamos ser honestas, quantas vezes te perdeste na avalanche de emails que recebes diariamente? Aqui está uma solução prática: a organização de emails em lotes. Em vez de responderes aos emails à medida que chegam, dedica blocos específicos do teu dia exclusivamente para esta tarefa. Por exemplo, podes verificar e responder aos emails logo pela manhã, após o almoço e no final do dia de trabalho.
Durante esses períodos, foca-te apenas nos emails, garantindo que nada fica esquecido ou perdido no meio de outras tarefas. Fora desses períodos, evita ao máximo verificar a caixa de entrada, permitindo-te concentrar nas tuas tarefas e projetos sem interrupções constantes. Esta ferramenta pode dar uma ajuda a organizares o teu dia por blocos de tempo. Vais notar uma melhoria significativa na tua produtividade e gestão de tempo ao implementares esta estratégia simples, mas eficaz.
Automatiza Tarefas Repetitivas
Pensa nas tarefas que realizas diariamente que são repetitivas e consomem muito do teu tempo. Já consideraste a possibilidade de as automatizar? A automação pode ser uma verdadeira salvadora de tempo e esforço. Por exemplo, se gastas muito tempo a organizar os teus e-mails, podes usar ferramentas e extensões que automaticamente categorizam e organizam os teus e-mails à medida que chegam. Ou, se tens tarefas específicas que precisas realizar regularmente, podes usar aplicações de automação, como o IFTTT ou o Zapier, para criar “applets” ou “zaps” que automaticamente realizam essas tarefas por ti. Por exemplo, podes configurar para que todas as fotos que postas no Instagram sejam automaticamente salvas numa pasta específica do Google Drive. Ao automatizares tarefas repetitivas, libertas tempo valioso que podes dedicar a tarefas mais importantes e estratégicas, otimizando a tua produtividade e eficiência no trabalho.
Cuida da Tua Saúde Mental e Física
A tua saúde deve estar sempre em primeiro lugar. Passar horas a fio sentada em frente ao computador pode ser prejudicial tanto para a tua saúde física quanto mental. Faz pausas regulares para te movimentar, alongar e beber água. Incorpora a prática de exercício físico na tua rotina e mantém uma alimentação equilibrada. Lembra-te, é importante também reservar um tempo para ti mesma, para relaxares e recarregares as energias. Descobre aqui como esta ferramenta te pode te ajudar nesse processo.
